In einem Markt, in dem Talente knapp sind, heben sich Personalvermittlungsfirmen von ihren Konkurrenten ab, wenn sie einen konstant engagierten Talentpool haben. Glücklicherweise helfen hochmoderne Automatisierungstools Personalvermittlern, hochkarätige Talente in dem von ihren Kunden geforderten Tempo und Umfang in neue Rollen einzubinden, zu fördern und schließlich zu platzieren. Laut den aggregierten Daten von Bullhorn haben Agenturen, die Automatisierung verwenden, eine um 64 % höhere Besetzungsquote und reichen 33 % mehr Kandidaten pro Personalvermittler ein als Agenturen, die Aufgaben manuell erledigen. Wie nutzen Unternehmen die Automatisierung optimal, um diese unglaublichen Ergebnisse zu erzielen?
Hier sind fünf Gewohnheiten von Bullhorn-Kunden, die die Automatisierung nutzen, um eine engagierte Talent-Community aufzubauen, die sich darauf freut, kurz- und langfristig mit ihnen zusammenzuarbeiten.
1. Engagieren Sie sich regelmäßig mit Talenten
Laut unserer jüngsten Umfrage unter 2,000 Kandidaten ist schlechte Kommunikation der Hauptgrund für die Frustration von Talenten mit Personalvermittlern. Die Automatisierung ermöglicht es Personalvermittlern, die Kommunikation effektiver zu verwalten und die Kandidaten in jeder Phase des Prozesses auf dem Laufenden zu halten.
Viele Unternehmen nutzen bereits automatisierte E-Mails, Umfragen und Textnachrichten im Rekrutierungsprozess. Personalvermittler benötigen jedoch einen eng integrierten Tech-Stack, um sicherzustellen, dass sie nützliche Informationen über alle Kanäle sammeln können, da dies für die Personalisierung und die Generierung zuverlässiger Einblicke in Talente unerlässlich ist.
Personalvermittler können gelegentliche Feedback-Anfragen über automatisierte Nachrichten an neue Mitarbeiter, diejenigen, die kurz vor dem Ende ihres Vertrags stehen, oder Personen, die schon eine Weile in einem Job sind, senden. Diese rechtzeitigen Interaktionen stellen sicher, dass die Personalvermittler im Gedächtnis bleiben und sich auszahlen, sobald die Kandidaten anfangen, nach neuen Jobs zu suchen – ohne die Belastung durch manuelle „Fleißarbeit“.
Darüber hinaus kann die KI-basierte Automatisierung den Matching-Prozess erheblich verbessern, indem Kandidaten für Stellen und Stellen für Kandidaten intelligent empfohlen werden. Dies ist besonders nützlich für Zeitarbeitskräfte oder Zeitarbeiter, die Personalvermittler schnell in neu verfügbare Positionen einsetzen können, sobald ihre Verträge enden.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass die meisten Personalberatungsfirmen zahlreiche Kandidaten in ihren Datenbanken haben, mit denen sie nicht regelmäßig zusammenarbeiten. Mithilfe von KI können Sie im Laufe der Zeit mit ihnen in Kontakt bleiben und ihnen Inhalte bieten, indem Sie Jobs, Artikel und Tipps vorschlagen. Es ist auch eine Möglichkeit, sie darüber zu informieren, dass Sie ihre persönlichen Daten in Ihrer Datenbank behalten möchten. Unter der DSGVO müssen Sie jedoch ihre Daten löschen, wenn sie dies verlangen, da Kandidaten das „Recht haben, vergessen zu werden“.
2. Verbesserung der Datenintegrität
Personalbeschaffungsteams werden immer Daten sammeln, speichern und analysieren müssen, um erfolgreich zu sein – und es sollte vermieden werden, dies manuell zu tun, insbesondere in großem Maßstab, da isolierte, fehlerbehaftete Daten genauso viele Probleme verursachen können wie einheitliche, saubere Daten kann lösen.
Mit der richtigen Automatisierung können Personalvermittler die Datenverwaltung und Compliance-Aufgaben optimieren. Dazu gehören die Anonymisierung von Kandidatendatensätzen und die Aktualisierung des Stellen-, Unternehmens- und Vertragsstatus für alle Datensätze im Bewerber-Tracking-System (ATS).
Räumen Sie Ihr ATS auf, indem Sie automatisiert veraltete Datensätze, Personen ohne Kontaktinformationen oder Datensätze ohne Aktivität identifizieren, um die Suche zu beschleunigen. Um sicherzustellen, dass Sie DSGVO-konform sind, muss Ihr ATS alle seine Verarbeitungsaktivitäten einem Vertrag nach EU-Recht unterliegen.
Vergessen Sie nicht, dass interne Erinnerungen ein wesentlicher Bestandteil der Datenerfassung sind – erinnern Sie Personalbeschaffungsteams daran, eine frühzeitige Nachricht an neue Vertragsanfänger zu senden, um Feedback zu ihrem Wohlbefinden und ihren Arbeitsbedingungen zu erhalten. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rekrutierungsmethoden vereinfacht die Automatisierung die Massenkommunikation mit Kandidaten.
3. Bleiben Sie organisiert
Die Automatisierung einfacher Aufgaben innerhalb des ATS wie Notizen und Benachrichtigungen gibt Personalvermittlern wertvolle Zeit zurück, die sie für den Aufbau von Beziehungen zu Kandidaten und Kunden aufwenden können. Bei so vielen Kandidaten, die um so viele offene Stellen konkurrieren, ist diese Lösung von unschätzbarem Wert, um organisiert zu bleiben.
Es hilft Personalvermittlern auch dabei, Erinnerungen an Vorstellungsgespräche festzulegen und Lassen Sie die Bewerber wissen, ob sie angenommen oder abgelehnt wurden. Wichtig: Wenn einem Kandidaten eine Stelle angeboten wurde und diese aus welchen Gründen auch immer scheitert, können Sie andere geeignete Stellensuchende kontaktieren und die Stelle schnell besetzen, wenn Ihre Datenbank auf dem neuesten Stand ist.
4. Optimieren Sie das Onboarding
Die Möglichkeit, den Papierkram zu automatisieren, vereinfacht den Prozess der Einarbeitung von Talenten. Dies ist besonders relevant für Personalberatungsfirmen, die an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Branchen tätig sind, wo möglicherweise unterschiedliche Gesetze zu Steuern und Compliance gelten. Unternehmen haben auch unterschiedliche Richtlinien zu Belästigung, Bezahlung, Sozialleistungen, Unternehmenskultur und anderen Aspekten, zu denen sie zusätzliche Dokumentation wünschen.
Ein gut definiertes, automatisiertes Onboarding-System passt Prozesse an verschiedene Arten von Einstellungen an und mindert Einstellungsrisiken. Back-Office-Fehler lenken nicht nur von der Produktivität eines Mitarbeiters ab, sondern Fehler wie die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern bergen auch das potenzielle Risiko von Bußgeldern und Strafen.
5. Skalieren Sie das Marketing
Die Automatisierung von Marketingkampagnen für Kandidaten und Kunden über Kanäle wie Web, Mobil, E-Mail und soziale Medien ist äußerst hilfreich. Ebenso hilfreich ist die Möglichkeit, Ihre Inhalte automatisch zu personalisieren, um besser mit bestimmten Gruppen zu kommunizieren und sicherzustellen, dass alle relevante und interessante Angebote erhalten.
Bestimmen Sie die Segmentierungen, die Sie in Ihren Marketing-Workflows verwenden möchten, und erstellen Sie Listen. Dies hilft, spezifische Kontakte mit relevanten Inhalten anzusprechen. Der Workflow bindet potenzielle Kunden nicht nur anfangs ein, sondern ist entscheidend für den Aufbau einer nachhaltigen Interaktion mit ihnen. Infolgedessen können Sie bessere Engagement-Werte (und Abschlussquoten) von Kunden oder Kandidaten erwarten, die aktiv gefördert werden, als von denen, die dies nicht tun.
Die Pflege potenzieller Verkaufsinteressenten mit wertvollen Inhalten ermöglicht es dem Verkaufsteam einer Personalagentur, sich auf engagierte Leads zu konzentrieren und gleichzeitig automatisch mit nicht kaufbereiten Interessenten in Kontakt zu treten. Einige der zu verfolgenden Metriken umfassen den Engagement-Score (Punkte werden den Profilen potenzieller Kandidaten in der Datenbank jedes Mal hinzugefügt, wenn sie sich mit Inhalten beschäftigen), Pipeline-Einnahmen (Einnahmen, die durch Lead-Conversions generiert werden) und die Abschlussrate neuer Leads (der Prozentsatz der Leads, die in Conversions umwandeln).
Von Jason Heilman, Senior Vice President, Automation, AI, and Talent Experience, Megaphon.
